Benutzerverwaltung
Den ersten Administrator einrichten, weitere Benutzer einladen und deren Zugriff verwalten.
Übersicht
In PONTD wird die Benutzerverwaltung zentral durchgeführt. Der erste Benutzer wird systemgeneriert und erhält Administrator-Rechte. Alle weiteren Benutzer können flexibel vom Administrator eingeladen und verwaltet werden.
Der erste Benutzer (Administrator)
Automatische Einladung
- Der erste Benutzer wird von PONTD systemgeneriert
- Dieser Benutzer erhält automatisch Administrator-Rechte
- Eine Willkommens-E-Mail mit Einladungslink wird versendet
Setup-Prozess (24h Gültigkeitsdauer)
Wichtig: Der Setup-Link ist nur 24 Stunden gültig.
Schritte:
- E-Mail öffnen und auf den Setup-Link klicken
- Benutzerinformationen eingeben:
- Vollständiger Name
- E-Mail-Adresse bestätigen
- Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktivieren:
- Mit einem Authenticator (z.B. Google Authenticator, Microsoft Authenticator) scannen oder den Code eingeben
- Backup-Codes speichern für Notfälle
- Account fertigstellen - Der Link wird danach invalidiert
Sicherheitshinweise
- Der Link kann nur einmal geklickt werden
- Nach dem Klick wird der Link automatisch deaktiviert
- 2FA ist Pflicht für alle User
Weitere Benutzer einladen
Berechtigungsstufe: Administrator
Benutzer hinzufügen
Schritte:
- Melde dich als Administrator an
- Gehe zu Büroeinstellungen → Lizenzen
- Klicke auf Neue Lizenz zuweisen
- Gib die E-Mail-Adresse, den Namem und optional ein Team des neuen Benutzers ein
- Klicke auf Einladung Senden
Die Einladungs-E-Mail wird sofort versendet.
Benutzerverwaltungs-Dashboard
Im Bereich Büroeinstellungen → Lizenzen siehst du eine Übersicht aller Benutzer mit ihrem aktuellen Status:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Ausstehend | Benutzer hat das Setup noch nicht abgeschlossen |
| Aktiv | Benutzer hat eine aktivierte Lizenz zugewiesen |
| Inaktiv | Lizenz wurde vom Administrator deaktiviert |
Link erneut versenden
Wenn der Setup-Link abläuft (nach 24h)
- Gehe zu Büroeinstellungen → Lizenzen
- Gehe ZUM Benutzer, dessen Link abgelaufen ist
- Hovere über Ausstehend
- Klicke auf Einladung erneut versenden
- Eine neue Einladungs-E-Mail wird versendet (neuer Link, 24h gültig)
Wenn der Benutzer die E-Mail nicht erhält
- Prüfe den Spam-Ordner des Benutzers
- Stelle sicher, dass die E-Mail-Adresse korrekt ist
- Versende den Link erneut über die Lizenzverwaltung
Benutzer deaktivieren
Berechtigungsstufe: Administrator
Benutzer deaktivieren
- Gehe zu Büroeinstellungen → Lizenzen
- Wähle den Benutzer aus
- Klicke auf Deaktivieren
Effekt:
- Der Benutzer hat keinen Zugang mehr zur Organisation
- Die Lizenz wird freigegeben
- Dem Benutzer kann jederzeit wieder eine Lizenz zugewiesen werden
Best Practices
Vor dem Einladen
- Sammle die korrekten E-Mail-Adressen aller Benutzer
- Informiere die Benutzer, dass sie eine Einladungs-E-Mail erhalten werden
- Stelle sicher, dass du genug verfügbare Lizenzen hast
Nach dem Einladen
- Überprüfe den Benutzerstatus im Dashboard
- Erinnere Benutzer, deren Link bald abläuft, das Setup abzuschließen
- Deaktiviere inaktive Benutzer, um Lizenzen freizugeben
Sicherheit
- 2FA muss für alle Benutzer aktiviert sein
- Regelmäßig inaktive Benutzer überprüfen und entfernen
FAQ
Wie lange ist der Setup-Link gültig? Der Link ist 24 Stunden nach Versand gültig. Danach muss ein neuer Link angefordert werden.
Kann ich den Link mehrfach nutzen? Nein. Der Link wird nach dem ersten Klick und Setup invalidiert – aus Sicherheitsgründen.
Was passiert, wenn ein Benutzer das Setup nicht fertigstellt? Der Benutzer bleibt im Status "Ausstehend Setup" und kann sich nicht anmelden. Der Administrator kann einen neuen Link versenden.
Kann ich die E-Mail-Adresse eines Benutzers ändern? Kontaktiere den Support für Änderungen an bestehenden Benutzerdaten.
Wie viele Benutzer kann ich einladen? Das hängt von deinen geakuften Nutzerlizenzen ab